Skuteczny system zarządzania jakością działa na zasadzie sprzężenia zwrotnego: prowadzi do doskonalenia działań, co z kolei prowadzi do doskonalenia spełnienia wymagań klienta.

Wykorzystaj informacje, jakich dostarcza system zarządzania jakością

Odnotowując, jakich obszarów dotyczą problemy ujawnione przez audity wewnętrzne i działania korygujące, gromadzi się informacje, dzięki krórym można planować doskonalenie.
W początkowej fazie działania systemu zarządzania jakością udoskonalenia mogą być proste i łatwe do zrealizowania ( bez kosztów).
Na ogół doskonalenie jest realizowane po pewnym czasie, gdy można już wyasygnować na ten cel odpowiednie zasoby.
Jeśli podchodzi sie do doskonalenia w sposób realistyczny to widać stały postęp, system budzi zaufanie, a pracownicy mają nastawienie entuzjastyczne do systemu.

Monitoruj i oceniaj zmiany

Ważne jest, aby monitorować procesy i oceniać czy i jaki nastąpił postęp w doskonaleniu. Jednym ze sposobów jest monitorowanie błędów i ich kosztów. Daje to możliwość ustalenia, w których obszarach działaności można uzyskać oszczędności.

Można to również oszacować zapisując przez pewien okres czasu, ile zasobów zużywa się na jakieś działanie. Zaleca się, aby zapisywać dane na temat każdego działania, które wybrano do doskonalenia. Zapisy dotyczące sytuacji przed wprowadzeniem działań doskonalących należy porównać z zapisami po wprowadzeniu tych działań.

Drobne, ciągłe zmiany prowadzące do doskonalenia, a jednocześnie dobrze przemyślane, będą przynosiły firmie dalekosiężne korzyści, przekładające się na sukces finansowy.