Zastosuj normę i wdróż system zarządzania jakością

Jeśli będzie się włączało do współpracy innych pracowników z firmy, będą oni czuli się bardziej związani z systemem zarządzania jakością i wniosą większy wkład w jego wprowadzanie. Tym sposobem system będzie odzwierciedlał rzeczywistość, a nie stanie się oderwaną od rzeczywistości biurokracją.
Zaleca się, aby zwrócić uwagę na następujące sprawy:

• nie tworzyć niepotrzebnych dokumentów, formularzy itp. Należy przyglądać się bieżącym działaniom, zapisywać swoje procedury lub określać swoje procesy, aby pokazać jak jest wykonywana praca. Procedury musza być zgodne ze stanem faktycznym, a nie z życzeniami co do sposobu wykonania działań. Jeśli stwierdza się, że procedura nie odzwierciedla sposoby wykonywania zadań, trzeba ją skorygować lub opracować nową. Formularze należy tworzyć tylko wtedy, gdy w ten sposób uchwyci się krytyczna działaność albo będzie to pomocne dla innych. Może wystarczyć podpisanie lub rozszerzenie formularza, któy już istnieje.
• należy pamiętać, że zapisy prowadzi się gdy:
• powstanie problem
• zgłoszono trafną propozycję
• klient lub pracownik zgłosił potrzebę podjęcia działania
  UWAGA Jeśli firma jest spółką partnerską, zapisy mogą być prowadzone w notatnikach, któe każdy z partnerów regularnie przegląda. Mogą oni wtedy przedyskutować i uzgodnić odpowiednie działanie stosownie do zaistniałej sytuacji.
• Aby wdrożyć system zarządzania jakośćią, trzeba wszystkim udostępnić dokumentację związaną z ich działaniami. Wszyscy zainteresowani powinni mieć zapewniony wgląd wto, jak działa system zarządzania jakością i dlaczego, na przykład nadzorowanie dokumentów zapewnia im najnowszą wersję związanej z ich pracą i w związku z tym przy podejmowaniu działań mogą opierać się na informacjach aktualnych.
• Wszyscy pracownicy muszą być przeszkoleni, aby wiedzieli jak samemu utrzymywać system w stanie aktualnym, jesli zachodzące zmiany dotycza zadań, za które są odpowiedzialni. Każdy musi wiedzieć jak realizować zmiany w systemie zarządzania jakością, odnotowywać problemy i zglaszać propozycje dotyczace doskonalenia. Wszystkie zmiany przed wprowadzeniem musi zatwierdzać przedstawiciel kierownictwa.

Ważne jest zaplanowanie i realizowanie programu auditów wewnętrznych oraz systematyczne zapewniaie, że system jest utrzymywany w firmie. Audity wewnętrzne są skutecznym narzędziem utrzymania zaangażowania wszystkich pracowników w system zarządzania jakością. Audity są głównie po to, aby wskazywać możliwości doskonalenia.

Zadbaj aby system był prosty, funkcjonalny i odpowiedni do działań biznesowych

Należy zwrócić uwagę na następujące zagadnienia:

1. Celem wdrożenia systemu zarządzania jakością jest zapewnienie, że działalność biznesowa przebiga w sposób nadzorowany, z pracownicy odpowiedzialni za rózne działania znaja i rozumieją swoja rolę i zakres swojej odpowiedzialności i uprawnień.
2. Należy zapewnić, aby dokumentacja sytemu zarządzania jakością była łatwo dostępnym źródłem informacji o tym, jak, kiedy, gdzie, a czasami dlaczego należy wykonać jakieś zadanie albo nadzorować jakąś działalność. Z tego też powodu, w dokumentacji należy używać prostych sformułować i języka używanego przez pracowników na co dzień w pracy.
3. W przypadku gdy szczególy zadań są rozbudowane lub skomplikowane, to najlepszym sposobem zapewnienia, że wszystko zostało zrealizowane we właściwej kolejności, jest zastosowanie listy kontrolnej.
4. Trzeba pamiętać, że pracownicy muszą wiedzieć, jak należy postępować, gdy rezultaty działań nie spełniają oczekiwanych wyników - informacja na ten temat musi być łatwo dostępna.
5. Forma dokumentacji musi ułatwiać jej stosowanie:
• jeśli firma dysponuje siecią komputerową, to łatwiej będzie działać w oparciu o zapisy elektroniczne niż w sytemie opartym o zapisy papierowe,
• można stosować formę graficzną procedur i instrukcji.
6. Dokumentacja musi odzwierciedlać to, co aktualnie ma miejsce w firmie. Pracowncy muszą rozumieć i stosować system zarządzania jakością i tworzyć dowody swoich działań poprzez odpowiednie zapisy.