Należy zaangażować pracowników w przygotowanie opisu własnej pracy.

Na tym etapie dobrze jest, aby wszyscy zainteresowani zaangażowali się w przygotowywanie opisów wykonywania tej części działań biznesowych firmy, za którą są odpowiedzialni. Opisy te określają:

• kto jest odpowiedzialny za wykonywanie i sprawdzanie działań,
• gdzie ta czynność jest wykonywana,
• kiedy będzie ona wykonywana, oraz
• jak to się odbywa, czyli w jaki sposób te czynności sa wykonywane.

Należy uwzględnić następujące ważne zagadnienia:

• Jeżeli jakaś praca jest wykonywana przez osobę przeszkoloną albo specjalistę, wystarczy, że zamiast podawać szczegółowy opis pracy, wymieni się stanowisko i kwalifikacje tej osoby, np. spawacz, ślusarz, grafik komputerowy, projektant, etc.
• Z inną specyficzną sytuacja mamy do czynienia przy pracach badawczych, gdy pracownicy sporządzają notatki dotyczące tego, co zrobili i jakie były rezultaty. Należy zagwarantować, że pracownicy realizujący prace badawcze udostępniają szczegóły swoich prac, aby inni w firmie mogli te prace wykorzystać.
• Jeżeli jednak praca jest wykonywana przez pracowników nieetatowych albo istnieją konkretne wewnętrzne wymogi, mogą być konieczne bardziej szczegółowe wymagania.
• Być może trzeba będzie także określić kolejne działania, np.:
• jak zapisuje sie zapytania ofertowe,
• w jaki sposób zakłada się akta danej sprawy,
• jak rozpoczyna sie prace,
• kto monitoruje postęp prac,
• jak praca jest wykonywana i kontrolowana,
• kto decyduje, kiedy praca jest zakończona,
• jak realizuje sie dostawy,
• jakie następne działania są niezbędne i kto je wykonuje,
• jakie zapisy są prowadzone i kto je wykonuje.
• jeżeli w organizacji szczegóły są już zapisne w formie instrukcji operacyjnych lub instrukcji roboczych, to wykonano juz połowę pracy. To co jest już udokumentowane zidentyfikuj, aby można było nadzorować, w przyszłości, w razie potrzeby, powoływać się na ten dokument w innej dokumentacji systemu zarządzania jakością,
• trzeba również zidentyfikować w jaki sposób pracownicy przekazują sobie informacje; jeśli istnieje ryzyko zapomnienia, niezrozumienia albo nieumyślnego zniszczenia informacji, trzeba połóżyć nacisk na to, aby takich systuacji uniknąć; odpowiednie metody unikania takich zdarzeń to przekazywanie informacji an piśmie lub drogą elektroniczną,
• i bardzo ważne - należy zadbać, aby dokumentacja systemu była prosta.