Od czego zacząć, aby po przeanalizowaniu działalności pracować bardziej wydajnie?

Należy sporządzić wykaz głównych działań biznesowych firmy.

Na tym etapie może okazać się pomocne przedstawienie każdego z głównych działań biznesowych w wykazie w fomie schematu, tzw. mapy procesów.

Przedstawienie działań biznesowych w ten sposób ma na celu umożliwienie:

• identyfikację różnych elementów działalności i zadecydowanie, czy te elementy dobrze do siebie pasują,
• jeżeli jest taka potrzeba, dokonanie zmian, aby cały proces lepiej funkcjonował,
• ustalenie, czy i w któych działaniach firmy zostały uwzględnione wymagania normy.

Na tym etapie chodzi o to, aby przemyśleć ramy i strukturę funkcjonowania firmy po to, aby zapewnić, że wszystkie działania sa znane i powtarzalne.Pozwoli to za każdym razem dostarczać klientom takie same wyroby i usługi.

Następnie trzeba zdecydować, czy którykolwiek z działań biznesowych wymaga, aby wykonać działania projektowe.
Proces projektowania (7.3) oznacza zastosowanie zupełnie nowego pomysłu lub koncepcji i opracowanie projektu wyrobu lub usługi w formie rysunków, projektu komputerowego albo koncepcji teoretycznej, aby zaspokoić potrzeby klienta.
Jeżeli firma zajmuje się projketowanie lub rozwojem wyrobu, trzeba zastosowac wymagania zawarte w punkcie 7.3 normy.
Jeżeli firma nie realizuje projektowania, a działania produkcyjne albo dostarczanie usługi realizowane są na podstawie sprawdzonych i uprzednio opracowanych norm i specyfikacji, można zastosować wyłączenie wymagań punktu 7.3.
Jeżeli firma jest odpowiedzialna za proces projektowania, ale jego wykonanie zleca na zewnątrz, trzeba opisać, w jaki sposób nadzorowany jest proces potwierdzający, że projekt spełnia wymagania zawarte w specyfilacji.
Jeżeli firma zatrudnia osoby z umiejętnościami i wiedzą specjalistyczną w zakresie zatwierdzania projektów, można włączyć punkt 7.3 do systemu zarządzania jakością i przeprowadzać zatwierdzanie w firmie.
W innych przypadkach można zlecić na zewnątrz proces zatwierdzania projektu niezależnemu konsultantowi, do któego mamy zaufanie. W takich przypadkach trzeba wykazać, w jaki sposób nadzorowany jest ten proces (np. przy pomocy zapisów dostawy).

Należy rozważyc czy są jakieś inne działania wymienione w rozdziale 7 normy, które firma nie wykonuje. One też moga być wzięte pod uwagę przy ewentualnych wyłączeniach. Należy pamiętać, że nie wolno stosować żadnego wyłączenia kosztem jakości wyrobu lub usługi.

Wszystkie wyłączenia należy uzasadnić w Księdze Jakości.