|
|
| |
Tworzenie dokumentacji
(procedury, instrukcje)
Dokument na potrzeby normy ISO 9001 oznacza dokument określający wymagania lub to, w jaki sposób należy wykonać działanie.
Dokumenty mogą być w formie: dokumentów pisemnych, dokumentów elektronicznych, algorytmów procedury, zestawów zdjęć, szkiców lub rysunków.
Ocena zgodności i skuteczności systemu zarządzania jakością rozpoczyna się od weryfikacji dokumentacji systemowej. System jakości przedsiębiorstwa powinien dowieść jego zdolność do osiągania powtarzalnej jakości produkcji i świadczonych usług. W zawiązku z tym, konieczne jest również prowadzenie, utrzymywanie zapisów tego dowodzących.
Normy jednoznacznie określają obszary, które powinny zostać sformalizowane pisemnie:
- audity wewnętrzne,
- działania korygujące,
- działania zapobiegawcze,
- nadzór nad wyrobem niezgodnym,
- nadzorowanie zapisów,
- nadzorowanie dokumentacji.
Normy ISO serii 9000 są bardzo radykalne w przypadku wymagań formalnego dokumentowania założeń systemu jakości. Wszystkie obszary wymienione powyżej muszą zostać sformalizowane i opisane, w postaci tzw. procedur. Opracowanie dokumentacji jest tym trudniejsze, im większe są zaniedbania w zakresie formalizacji i niekompletności najważniejszych dokumentów. Związane jest to z koniecznością sprostania jednoznacznym wymaganiom normy.
Dla wielu przedsiębiorstw, które wdrożyły system jakości, dokumentacja pomogła:
- zwiększyć skuteczność procesów pracy,
- zmienić dotychczasowy system dokumentowania,
- ulepszyć nadzór nad dokumentacją.
Opracowanie dokumentów jest ustanowieniem systemu gwarantującego zapewnienie ich aktualności i dostępności.
Zasady nadzoru nad dokumentacją oraz zapisami muszą mieć charakter sformalizowany i przybierać postać dokumentu systemowego.
Jego wdrożenie jest związane z określonymi zasadami:
- zatwierdzenia dokumentacji przed wydaniem,
- zapewnienia czytelności dokumentacji,
- zapewnienia identyfikowalności zmian,
- zapewnienia systemu aktualizacji pod kątem merytorycznym,
- zapewnienia nadzoru nad dokumentami pochodzącymi z zewnątrz.
Dokumentacja systemu jakości zmienia się wraz z rozwojem przedsiębiorstwa. Mając to na uwadze rodzaj poszczególnych dokumentów, ilość kopii i system dystrybucji, powinien być dostosowany do rodzaju przedsiębiorstwa, jego wielkości, lokalizacji i oddziałów.
Dokumentację systemu jakości można podzielić na trzy poziomy, różniące się przeznaczeniem, zakresem i szczegółowością:
- księgę jakości - jest to dokument prezentujący politykę jakości i opisujący system jakości w przedsiębiorstwie,
- procedury - są to dokumenty, opisujące cele, odpowiedzialności i przebieg realizacji odpowiednich elementów systemu jakości,
- instrukcje - określają szczegółowy tok postępowania przy realizowaniu często wykonywanych czynności.
Opracowanie i wdrożenie dokumentacji to nie tylko spełnienie określonych wymagań. Często w tym zakresie kontrahenci stawiają określone wymagania, żądając np. rozbudowy określonych poziomów dokumentacji systemowej. Podobnie jak przy projektowaniu zakresu systemu jakości, prace nad opracowaniem wdrożeniem dokumentacji powinny zostać poprzedzone wnikliwą analizą obecnego stanu istniejącej już dokumentacji. Na tej podstawie opracowuje się dopiero architekturę dokumentacji i dostosowuje obecny stan do wymagań standardu.
|
|
|
|
