 |
Biuro Doradztwa Gospodarczego |
|
Menedżerowie coraz częściej szukają skutecznych metod wspomagających zarządzanie przedsiębiorstwami. Jednym z najlepszych i sprawdzonych narzędzi umożliwiających nowe spojrzenie przez kierownictwo na organizację jest jakość, a w szczególności jego element - audit wewnętrzny. Z jednej strony prowadzi się go celem określenia stopnia spełnienia kryteriów opisanych w procesach, dokumentacji systemu jakości oraz wymagań norm i skuteczności systemu jakości, z drugiej strony służy do oceny zdolności, na ile opracowany system pracy pozwala na osiąganie zaplanowanych wyników W układzie wymagań normy ISO 9001:2000, audit wewnętrzny można rozpatrywać jako element metody monitorowania strategii firmy w układzie zrównoważonej karty wyników. Zrównoważona karta wyników jest pojęciową strukturą przełożenia wizji przedsiębiorstwa w układ wskaźników działań pomiędzy cztery perspektywy: finansowa, klienta, wewnętrznych procesów biznesowych, zasobów i coraz częściej wymienianą jako piątą perspektywę informacji. Część wskaźników ustanawia się by mierzyć rozwój przedsiębiorstwa pod kątem realizacji wizji, a część by mierzyć długoterminowe działania. Dzięki ZKW podobnie jak w auditach wewnętrznych przedsiębiorstwo ma możliwość monitorowania bieżącej działalności (finansowa, satysfakcja klienta, i rezultaty procesów biznesowych), a także prób doskonalenia procesów, motywowania i edukacji pracowników oraz rozwoju systemu informacyjnego. Oznacza to, że audit wewnętrzny wymaga od przedsiębiorstwa ukierunkowania na realizowane działania oraz skoncentrowanie na zdolności do osiągania konkretnych efektów. Dotychczas w polu widzenia auditów nierzadko znajdowały się jedynie realizowane działania i ich zgodność z dokumentacją systemu. Audit nie ingerował w kształt procedur, związanych bezpośrednio z procesami biznesowymi, a tym samym nie zapewniał że realizowany proces zagwarantuje osiągnięcie oczekiwanych rezultatów. Właściwe podejście do standardu ISO 9001:2000 sprawia, że organizacje tak muszą budować systemy jakości, aby udowodnić konkretne efekty z realizacji całego procesu biznesowego (analiza wskaźników). Cel ten może być osiągnięty m.in. dzięki stałemu procesowi auditu, który umożliwia wskazanie i zapobieżenie nieprawidłowościom w zasadzie na każdym etapie funkcjonowania systemu. Z doświadczenia wynika, że audit wewnętrzny ogranicza się nierzadko tylko do auditu systemu bezpośrednio związanego z daną jednostką organizacyjną oraz działaniami przez nią realizowanymi. Auditorzy wewnętrzni interesują się jedynie spełnieniem wymogów normy i konkretnych procedur. W mniejszym stopniu sprawdza się zdolność procedury do zapewnienia jakości oraz jej celowości istnienia. Najważniejszą forma auditu przeprowadzanego w przedsiębiorstwie z punktu widzenia kierownictwa zakładu powinien być audit procesu. Audit taki umożliwia przede wszystkim ocenę zdolności jakościowej, przestrzegania oraz celowości podejmowanych operacji, a także klarownego ustalenia działań korygujących lub zapobiegawczych. Audit procesu udziela odpowiedzi na kwestie: czy jest dotrzymywana dana procedura, czy zastosowana procedura jest właściwą dla osiągnięcia założonego celu. W trakcie auditu procesu bada się daną działalność, aby potwierdzić, że oczekiwania klienta i osiągane rezultaty są zgodne ze zdefiniowanymi wymaganiami, a to oznacza, że zadania realizowane przez pracowników należy rozpatrywać nie z punktu pełnionych przez nich funkcji i zajmowanych stanowisk, lecz pod kątem konkretnych procesów realizowanych w przedsiębiorstwie. Przyjmując taki punkt widzenia nie trudno jest zauważyć, że audit procesu powinien wskazać potencjalne miejsca dotyczące poprawy danego procesu, oraz identyfikować bezpośrednie przyczyny powstawania niezgodności. W efekcie końcowym powinien dać możliwość wczesnego usuwania wad, a często po prostu do ich niedopuszczenia. Ważnym elementem jest kompetencja auditorów wewnętrznych. Jeżeli przyjmiemy, że audit powinien skupiać się na badaniu czy system zarządzania jakością jest wstanie przekładać strategię firmy na działania operacyjne oraz szybko dawać sygnały o odchyleniach, na co składa się:
Audit wzdłuż procesu staje się dla pracownika czytelny, a sposób postępowania personelu dla auditora jednoznaczny i zgodny z opisanymi oraz zatwierdzonymi regułami. Z opinii większości przedsiębiorstw, które stosują w swoich jednostkach system auditu mieszanego (systemu i procesu) wynika, że są w stanie dokładniej określać możliwości poprawy poszczególnych jednostek organizacyjnych, przeprowadzać precyzyjne zmiany, dokładniej szacować miejsca powstawania niezgodności. Dla niektórych z nich audit jakości stał się początkiem funkcjonowania systemu jakości. Pracownicy w większości przypadków początkowo krytycznie nastawieni do systemu auditów jakości, traktując to jako element kontroli w trakcie przebiegu takiego procesu zaczynają dostrzegać konkretne korzyści. Należą do nich przede wszystkich jasno określone oczekiwania wobec nich, a ujawnione niezgodności lub potwierdzenie zgodności powodują wzrost poczucia bezpieczeństwa i minimalizację popełnienia błędu w przyszłości. Poprawnie opracowany system auditów wewnętrznych umożliwia przedsiębiorstwu rozwój poprzez wymóg ciągłego doskonalenia swoich działań, które poddane są monitorowaniu (doprecyzowanie wartości wskaźników). Najważniejszą jednak zaletą auditu jest możliwość krytycznego spojrzenia na realizowane działania oraz określenia, czy obecna dokumentacja i personel zapewnia właściwą realizację zadań i celów przedsiębiorstwa. Audit jakości w takim ujęciu jest ośrodkiem kreowania konkretnych danych, a nie intuicyjnie określanych możliwości doskonalenia działań pod katem usprawnień. Po tak przeprowadzonym audicie, auditorzy stanowią kopalnie wiedzy na temat tego, w jaki sposób są realizowane zadania oraz poznają szczegóły dotyczące możliwości doskonalenia systemu jakości. Audity wewnętrzne potraktowane jako narzędzie do zarządzania pozwoli między innymi bez przeszkód komunikować o kierunkach i strategii rozwoju przedsiębiorstwa oraz utrzymywać bieżący kontakt z pracownikami i oczekiwaniami klientów. Właściwie przeprowadzone audity wewnętrzne powodują obniżenie zawodności pracy poprzez wyeliminowanie błędów, a także zmniejszenie kosztów związanych z korekcją niewłaściwie zaprojektowanego systemu pracy, co w przypadku każdego typu organizacji może mieć zasadnicze znaczenie w dostarczaniu produktu lub usługi najwyższej jakości.
|
|
Reklamy |